Correio do Minho

Braga, quarta-feira

As Bibliotecas e a doação de fundos documentais

Uma carruagem de aprendizagens

Voz às Bibliotecas

2018-10-18 às 06h00

Rui A. Faria Viana

A doação de fundos documentais de particulares ou até de instituições é de grande importância para a constituição das colecções das bibliotecas. No entanto, estas devem desenvolver uma política clara no que diz respeito à aceitação de fundos para enriquecimento das suas colecções, devendo os doadores conhecer antecipadamente o que é pertinente e interessa às bibliotecas. Genericamente, material e documentos (livros e outros) em mau estado de conservação física ou com informação obsoleta não devem fazer parte das ofertas, pelo menos às bibliotecas públicas, assim como, salvo raras excepções, tudo aquilo que é mais apropriado ao espólio dos museus e dos arquivos como esculturas, pinturas, vestuário, mobiliário, moedas, medalhas, fotografias, plantas, material de tipo arqueológico, manuscritos, etc.

É imprescindível conhecer com pormenor os documentos a oferecer para se decidir se estes se enquadram nas colecções da biblioteca. Para isso, qualquer intenção de doação deve ser acompanhada de uma listagem das obras e de todos os materiais a oferecer com a informação necessária para se poder perceber no essencial as suas características principais de modo a aferir qual a melhor integração (ou não) da doação no conjunto das colecções da biblioteca. Nessa listagem deverão constar os elementos básicos necessários a uma correcta avaliação, como: o do nome do autor, do título, do número da edição, do editor, do ano da publicação e do estado de conservação. Perante estes elementos, o responsável pela biblioteca poderá fazer uma selecção do que interessa incorporar no acervo da instituição.

Convém assinalar, os cuidados a ter na avaliação do espólio a receber a título de doação. Nunca os responsáveis pela biblioteca deverão agir de forma precipitada quando o doador manifesta urgência no processo de transferência, muitas vezes motivado por razões que se prendem com a libertação de espaço. Também, como já referimos, a recepção de documentos inadequados para a colecção da biblioteca, duplicados ou em mau estado de conservação devem ser rejeitados atendendo aos custos que a sua preservação e acondicionamento implicam, pois, não devemos esquecer que, em certas situações, há necessidade de reunir adequadas condições ambientais (temperatura e humidade).

Devem excluir-se, igualmente, documentos em suportes hoje em dia obsoletos cuja informação já com muita dificuldade se consegue aceder (cassetes VHS, cassetes áudio, disquetes, etc.), livros técnicos desactualizados e informação em fotocópia. Neste caso, a sua eliminação ou até o seu encaminhamento para outra instituição local onde possam ser devidamente utilizados podem ser negociados com o doador.

De referir que o espólio de uma doação uma vez aceite pela biblioteca, passa a ser propriedade da mesma, cabendo ao seu responsável decidir livremente o que melhor pode fazer com ele. Assim, há que determinar se o mesmo passará a ser objecto de consulta condicionada ou livre nas salas de leitura sem qualquer limitação e até com possibilidade de empréstimo domiciliário. O valor e a dimensão da oferta são aspectos fulcrais na tomada de decisão. Se estivermos perante um espólio de valor patrimonial assinalável, constituído por edições raras, edições de interesse local, ou se corresponde a um fundo homogéneo que espelha a vida do doador sendo este uma figura de destaque no seio da comunidade, não devemos integrá-lo nas colecções de acesso livre para não corrermos o risco da sua deterioração ou desaparecimento. Quando a oferta não reúne estas características, os utilizadores na sua generalidade poderão aceder livremente, no entanto, importa referir que a biblioteca não pode ser responsabilizada por documentos perdidos ou deteriorados em consequência do seu manuseamento mais vasto.

Muitas vezes, os doadores não compreendem a rejeição por parte das bibliotecas de documentos que se propõem oferecer. Por isso, achamos que todos estes aspectos a que aqui nos referimos devem ser publicitados ou até incluídos num regulamento ou num conjunto de normas que claramente estabeleçam as condições em que devem ser realizadas as ofertas às bibliotecas.

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